I en organisation med 1 000 personer så sker resursplanering på många olika nivåer. Den här guiden är en översikt av aktuell information om resursplanering för en relativt stor organisation, och vilka fördelar som man kan få ut av det.
Organisationens egen personal och debiterbart arbete
I det här exemplet på organisation jobbar man huvudsakligen med projekt som faktureras per timme. Den gröna linjen i diagrammet visar organisationens totala kapacitet på de anställda. Här ser man det maximala antalet arbetstimmar som de anställda kan utföra på en arbetsdag.
Det blå området anger hur beläggningen i fakturerbara projekt ser ut. Diagrammet visar alltså faktureringsgraden i förhållande till kapaciteten.
Genom att sätta upp en genomsnittlig faktureringsnivå för medarbetarna får vi en prognos i förhållande till det uppsatta målet. Den gula linjen visar den riktade faktureringsgraden som det blå området med fakturerbara resurser försöker uppnå med hjälp av organisatoriska åtgärder.
Prognosen beror naturligtvis på projektens längd men även på hur pass förutsägbara de är. En 4 – 12 månaders prognos är relativt vanligt för projektarbetet.
I det här exemplet strävar organisationen efter att uppnå det uppsatta målet för faktureringsgraden genom projektförsäljning, timfakturering och framgångsrik resursplanering. Organisationen använder sin faktureringsgrad för att få intäkter, hantera sina löner, betala fakturor och bibehålla sin förmåga att fungera.
För en organisation som arbetar i projekt som fakturerar per timme är informationen från dessa diagram extremt värdefull, liksom faktiskt information om resurser när man resursplanerar, samt produktion och försäljning på en regelbunden basis.
Från pengar till arbetsdagar
Förutom fakturerbara projekt måste en stor organisation också utvecklas och utbilda sig, förbereda produkter eller tjänster och sköta administration. Det mörkare lila området i diagrammet visar personalens resurser i interna ej debiterbara projekt.
Det gemensamma området för debiterbara och icke-debiterbara resurser utgör prognosen för organisationens utnyttjandegrad. Det avslöjar medarbetarnas arbetsbelastning i förhållande till deras kapacitet.
När faktureringsgraden närmar sig utnyttjandegraden arbetar personalen endast med faktureringsbart arbete. Det här är ett bra tillfälle att stanna upp och fråga sig om utbildning och utveckling ligger på en rimlig nivå i organisationen.
Lagom med jobb, lagom kul
Lagom fördelning mellan faktureringsbart och internt arbete är nödvändigt för att den här organisationen ska fungera och kunna utvecklas. Tillräckligt med semester och lediga dagar krävs för att personalen ska må bra. Resursplaneringen av lediga dagar i form av frånvaro är också viktig här för att kunna se tillgänglighet och faktureringspotential.
Det gröna resursområdet i diagrammet visar frånvaron.
Det gemensamma området för resursplaneringen av olika typer av projekt och frånvaro utgör prognosen för medarbetarnas resursgrad. Diagrammet visar medarbetarnas totala kapacitet av engagemang för de insatser som krävs hos organisationen.
För stort gap mellan kapaciteten och resursfördelningen leder till högre kostnader. Det kan förstås även bero på att organisationen är dålig på att resursplanera och förutse framtiden eller att man helt enkelt slarvar med det.
Att namnge resurser är inte fel
Det är inte alltid möjligt att identifiera alla roller när man tilldelar resurser i projekt. Det rosa området anger alla rollförfrågningar som ännu inte har tilldelats en resurs i organisationens projektdatabas.
Nu visar det gemensamma området i diagrammet prognosen för organisationens prognostiserade resursgrad. Den här organisationen använder det för att förutse behov över en längre tidsperiod och för att kommunicera akuta brister i projekt.
Samma lagar gäller för den prognostiserade resursgraden och den faktiskt resursgraden. Ändå är målet satt medvetet, erbjuder backup vid överraskningar och skyddar personalen från utbrändhet.
Den prognostiserade resursgraden kan stiga anmärkningsvärt i framtiden och överstiga kapaciteten. Då finns det alltså större resursbehov i projekten än mänskliga resurser i organisationen. Dessa behov kan tillgodoses genom att rekrytera, lägga till externa resurser eller flytta fokus från icke-fakturerbara projekt till fakturerbara projekt.
Ingenting är så osäkert som osäkerhet
Organisationen strävar ständigt efter att sälja nya projekt samtidigt som de prospekterade projekten såsom anbud kan förvirra projektfördelningen med vissa sannolikheter.
I diagrammet nedan visar det grå området tilldelade resurser och icke ännu namngivna roller (både organisationens egen personal och externa) i osäkra projekt. Dessa osäkra tilldelningar skalas också efter sannolikheten för att projektet ska bli av. Information från alla osäkra projekt blir synliga här och används för att förutse framtida kapacitet.
Resursplanering är inte enkelt
Resursplaneringen i en stor organisation är långt ifrån enkel och det finns många frågetecken. Det är viktigt för en organisation att kunna hålla sin resursplanering uppdaterad, definiera mål för sin projektaktivitet och att hantera sina insatser med både beläggning och mål i åtanke. En framgångsrik genomströmning av projekt är förstås grundläggande för allt detta.
Läs originalartikeln hos Silverbucket här.
Om du nyfiken på Silverbucket, läs mer om verktyget här.
Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projektplanering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se eller på telefon +46 73 807 83 52.
per.henriksson@projectsoftware.se
+46 73 807 83 52
Ytterligare två nya kunder som börjar resursplanera i Silverbucket är 
För några år sedan resursplanerade WSP Danmark med hjälp av kalkylblad och Excel där medarbetarna själva gick in och uppdaterade sin tid. Det man missade då var överblicken, hur de olika projekten hängde ihop med olika medarbetare. Just överblicken är oerhört viktig för att kunna resursplanera effektivt. Läs artikeln om hur Silverbucket hjälpte dem att effektivisera och förbättra sin resursplanering.
