Aktuellt

Vore det inte skönt att ha all planering samlad i ett resursplaneringsverktyg?

I många företag med flera kontor, team och avdelningar uppstår en vanlig men kritisk utmaning: bristen på överblick i resursplaneringen. Trots att verksamheten växer och blir mer komplex, fortsätter ofta varje enhet att använda egna verktyg – inte sällan Excel – för att hantera sin planering. Resultatet blir silos, ineffektivitet och svårigheter att fatta välgrundade beslut på ledningsnivå. Här kliver moderna resursplaneringsverktyg in som en kraftfull lösning.

Utmaningen: Silos och Excel-kaos

I företag med flera geografiska kontor eller organisatoriska enheter är det inte ovanligt att varje avdelning utvecklar sina egna planeringsrutiner. Det kan vara ett Excel-ark här, ett Google Sheet där och ibland även manuella processer via e-post. Denna fragmentering kan skapa flera problem:

• Begränsad insyn: Ledningen får ingen helhetsbild över resursbeläggning, kapacitet eller flaskhalsar.
• Dubbelarbete: Samma information behöver samlas in, uppdateras och rapporteras manuellt på flera håll.
• Risk för fel: Manuella fel, versioneringsproblem och inaktuella data leder till misstag i planering och beslut.
• Bristande flexibilitet: Att snabbt omfördela resurser vid förändringar blir nästintill omöjligt.

Lösningen: Ett gemensamt, molnbaserat resursplaneringsverktyg

Ett resursplaneringsverktyg i form av en SaaS-lösning adresserar dessa problem direkt genom att samla all planering i en gemensam, realtidsuppdaterad plattform. Här är hur det fungerar i praktiken:

1. Centraliserad översikt

Med ett molnbaserat system får hela organisationen – oavsett plats – tillgång till samma data. Det innebär att projektledare, teamchefer och ledning ser exakt samma uppdaterade information. Detta möjliggör bättre beslutsfattande och strategisk planering.

2. Standardiserade processer

Genom att ersätta egna Excel-mallar med ett enhetligt verktyg blir det enklare att följa samma arbetssätt över hela organisationen. Det ökar transparensen och minskar därmed behovet av manuella arbetsmoment.

3. Automatiserade uppdateringar och integrationer

Det är vanligt att man integrerar SaaS-verktyg med andra system, såsom Affärssystem, tidrapportering, HR-system eller CRM. Det innebär att resursernas tillgänglighet och kompetens alltid är uppdaterade – utan att någon behöver mata in samma uppgift flera gånger.

4. Flexibel och skalbar lösning

När organisationen växer, eller förändras, kan ni enkelt skala upp verktyget. Det går snabbt att lägga till nya team eller kontor och administrationen håller ni ändå central och kontrollerad.

Konkreta vinster

• Ökad effektivitet: Lägg mer tid på faktisk planering än att jaga information.
• Bättre kapacitetsutnyttjande: Lättare att se var det finns ledig kapacitet och var det behövs förstärkning.
• Förbättrat samarbete: När alla ser samma bild blir det enklare att samverka över avdelningsgränser.
• Snabbare omställning: Vid förändrade förutsättningar kan planeringen snabbt justeras centralt.

Slutsats

Att förlita sig på lokala Excel-ark för resursplanering fungerar – men bara till en viss gräns. När företag växer och strukturen blir mer komplex blir det ett hinder snarare än en lösning. Ett modernt resursplaneringsverktyg som SaaS är inte bara ett hjälpmedel – det är även en strategisk investering för företag som vill arbeta effektivt, samordnat och datadrivet. Genom att samla planeringen i en gemensam plattform försvinner silos, och hela organisationen kan gå åt samma håll.

Silverbucket

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Välkommen att läsa mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo och se hur Silverbucket kan underlätta i er organisation? Klicka här för att boka!

Vill ni testa verktyget? I så fall kan du starta din kostnadsfria testperiod här!

Om du blivit nyfiken och har frågor är du varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
 per.henriksson@projectsoftware.se 
 073-807 83 52 

I mindre företag är resurser ofta begränsade – både i form av tid, personal och budget. Därför är det extra viktigt att använda dem på ett så effektivt sätt som möjligt. Ett resursplaneringsverktyg kan vara en avgörande pusselbit för att skapa struktur, öka lönsamheten och minska stressen i vardagen.

1. Bättre överblick och planering

Ett resursplaneringsverktyg ger en tydlig bild av vilka medarbetare som är tillgängliga, vad de arbetar med och när de är belagda. Det gör det enklare att planera projekt, fördela arbetsuppgifter och undvika dubbelbokningar eller underutnyttjande av kompetens.

Exempel: Istället för att hålla koll på resurser i Excel, direkt via kollegor eller e-post, får du en samlad vy där du ser beläggningsgrad, kompetensområden och tillgänglighet – allt i realtid.

2. Ökad transparens och samarbete

När alla i teamet har tillgång till samma information skapas en gemensam förståelse för arbetsbelastning och prioriteringar. Det stärker samarbetet och gör det lättare att fatta beslut tillsammans.

För mindre företag med platta organisationer är detta särskilt värdefullt – det minskar beroendet av enskilda personer som sitter på information och gör det lättare att agera snabbt.

3. Förbättrad lönsamhet

Genom att ha koll på beläggning och projektstatus kan företaget snabbt identifiera flaskhalsar, överbelastning eller outnyttjade resurser. Det ger möjlighet att agera proaktivt – till exempel genom att omfördela resurser eller ta in nya uppdrag när kapacitet finns.

Resultatet: Mer effektiv användning av tid och kompetens, vilket direkt påverkar företagets lönsamhet.

4. Underlag för strategiska beslut

Ett resursplaneringsverktyg samlar data som kan användas för att analysera trender över tid – till exempel vilka projekt som kräver mest resurser, vilka perioder som är mest intensiva, eller var kompetensbrister finns. Det ger ett faktabaserat underlag för framtida rekrytering, kompetensutveckling och affärsbeslut.

5. Minskad administration

Automatiserade funktioner för planering, rapportering och uppföljning minskar den tid som läggs på manuella uppgifter. Det frigör tid för mer värdeskapande arbete – både för ledning och medarbetare.

Sammanfattning

För ett mindre företag kan ett resursplaneringsverktyg vara skillnaden mellan att ”hålla näsan ovanför vattenytan” och att växa med kontroll. Det skapar struktur, ger bättre beslutsunderlag och frigör tid – samtidigt som det stärker både lönsamhet och arbetsmiljö.

Silverbucket

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Välkommen att läsa mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo och se hur Silverbucket kan underlätta i er organisation? Klicka här för att boka!

Vill ni testa verktyget? I så fall kan du starta din kostnadsfria testperiod här!

Om du blivit nyfiken och har frågor är du varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
 per.henriksson@projectsoftware.se 
 073-807 83 52 

Med integrerad resursplanering får ni ett mycket smidigare arbetsflöde!

I dagens komplexa affärslandskap räcker det inte med att bara ha bra verktyg – de måste också kunna prata med varandra. Många företag har redan ett affärssystem (ERP) på plats för ekonomi, fakturering, projekt och personaldata. Men när resursplaneringen sker i ett separat system, eller ännu värre – i manuella Excel-ark – uppstår snabbt ineffektivitet, dubbelarbete och risk för fel.

Genom att integrera resursplaneringsverktyget med affärssystemet kommer ni skapa ett mer sammanhängande och automatiserat arbetsflöde som både sparar tid och förbättrar beslutsfattandet.

1. Slipp dubbelarbete med automatiserad datadelning

I organisationer där affärssystemet innehåller information om projekt, kunder, anställda och kostnadsställen – men resursplaneringen sker separat – måste samma data ofta föras in manuellt i två system. Det är tidskrävande och ökar risken för fel.

Med en integration:

• Kan ni automatiskt föra över uppgifter om nya projekt, uppdrag till planeringsverktyget.
• Hämta anställdas roller, tillgänglighet och kompetenser direkt från personalmodulen.
• Återföra tidsplaner, bokningar och beläggning till affärssystemet, för fakturering, uppföljning eller analys.

Resultat: En gemensam källa till sanning – utan dubbla register eller manuell hantering.

2. Bättre överblick i realtid

När resursplaneringen är integrerad med affärssystemet får projektledare, teamchefer och ekonomiavdelning en gemensam bild av både bemanning och ekonomi.

Exempel:

• Projektledare ser vilka resurser som är tillgängliga utifrån aktuell arbetsbelastning och frånvaro.
• Ekonomiteamet får in uppdaterad information om planerade timmar och resurskostnader inför budgetarbete.
• Ledningen kan följa kapacitetsutnyttjande och lönsamhet i realtid – inte i efterhand.

Detta stärker både operativ styrning och strategisk planering.

3. Effektivare arbetsflöden – från planering till uppföljning

När system pratar med varandra sker övergången mellan olika steg i arbetsflödet mer sömlöst. Några konkreta exempel:

• När ni lägger upp ett nytt projekt i affärssystemet dyker det automatiskt upp i planeringsverktyget – och är redo att bemannas.
• När ni  bokar upp resurser i planeringsverktyget så uppdateras prognosen för beläggning och kostnad i affärssystemet.
• När medarbetarna rapporterar tid kan avstämningar och fakturering ske utan manuell justering.

Det ger ett snabbare och mer korrekt flöde från planering → utförande → rapportering → fakturering.

4. Minskad administrativ belastning

En av de största vinsterna med en integrerad lösning är att administrativ tid minskar drastiskt. Istället för att hantera data i flera system kan teamen fokusera på det som verkligen skapar värde – planering, koordinering och leverans.

För projektledning, ekonomi och HR innebär det:

• Färre fel att rätta till i efterhand
• Mindre manuellt arbete med att synka data
• Trygghet i att alla arbetar med uppdaterad och korrekt information

5. Skalbarhet och framtidssäkring

Integration mellan affärssystem och planeringsverktyg gör det också enklare att skala upp verksamheten. Nya team, processer eller affärsområden kan läggas till utan att skapa nya silos. Genom att bygga vidare på befintliga system med smarta integrationer får verksamheten flexibilitet utan att behöva börja om.

Slutsats

Att planera resurser utan koppling till affärssystemet är som att köra bil med ögonbindel – du kan komma fram, men risken för fel är stor. Genom att integrera resursplaneringen med företagets affärssystem får du ett smidigare arbetsflöde, bättre beslutsunderlag och betydligt mindre administration.

I en tid där effektivitet och flexibilitet är avgörande för konkurrenskraften, är det en investering som snabbt lönar sig.

Silverbucket

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Välkommen att läsa mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo och se hur Silverbucket kan underlätta i er organisation? Klicka här för att boka!

Vill ni testa verktyget? I så fall kan du starta din kostnadsfria testperiod här!

Om du blivit nyfiken och har frågor är du varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞 073-807 83 52 

Nu välkomnar vi Hållén Arkitekter som ny kund hos Project Software. Som så många andra arkitekter börjar de nu också resursplanera i Silverbucket.

Med hjälp av rätt resursplaneringsverktyg kommer de nu få stenkoll på sin beläggning. Silverbucket är det enklaste och smidigaste verktyget på marknaden. Det hjälper företag att planera, följa upp och justera hur man använder sina resurser i realtid. Det säkerställer att rätt personer är tillgängliga vid rätt tidpunkt och att arbetsbelastningen är balanserad. Här kan du läsa mer.

Vill ni få en demo? Klicka här för att boka!

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här!

Har du frågor är du varmt välkommen att kontakta Per Henriksson via 📧 per.henriksson@projectsoftware.se  eller 📞 073-807 83 52 .

Nu har vi den stora äran att välkomna Robert Hänninen till oss! Robert är vår nya applikationskonsult på Project Software. Han kommer i första hand jobba med resurshanteringsverktyget Silverbucket och sköta implementering, utbildning, support och sälj. Robert är ekonom i botten och har närmast jobbat som konsult hos vårt systerbolag Sundbom & Partners. Innan Robert kom till Sundbom Group har han arbetat på olika ekonomiavdelningar med specialkompetens inom fakturering, projekthantering och finansiell analys. Det här är en person som är mycket intresserad av ERP-system och tekniska lösningar.

Roberts teknikintresse finns även med på fritiden då han bland annat har byggt ihop sin egen dator. Han tittar även på fotboll, tränar och spenderar mycket tid med familj och vänner.

”Jag är väldigt glad över att få börja min nya roll som applikationskonsult. Jag ser fram emot att arbeta nära tillsammans med mitt team och hjälpa våra kunder att hitta de bästa lösningarna för sina behov.”

Varmt välkommen till oss på Project Software Robert!

Silverbucket

Robert kommer som sagt främst arbeta med Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, välkommen att läsa mer om verktyget här.

Om ni önskar få en demo och se hur Silverbucket kan underlätta i er organisation, boka enkelt en tid här!

Vill ni testa verktyget? I så fall kan du starta er kostnadsfria testperiod här!

Om du har frågor är du varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞 073-807 83 52 

Vi har fått ytterligare en ny Silverbucketkund! Kvarteret Konstruktörer erbjuder tjänster inom byggnadskonstruktion och teknisk projektering. De arbetar med att dimensionera och projektera bärande konstruktioner i bland annat stål, betong och trä. Företaget samarbetar med arkitekter och entreprenörer för att skapa hållbara och välfungerande byggnader.

I den här typen av verksamhet, där projekten är komplexa, ofta parallella och har snäva tidsramar, är rätt resursplanering avgörande för att kunna leverera i tid och med hög kvalitet. Ingenjörernas kompetens behöver matchas mot rätt projekt i rätt fas – annars riskerar man flaskhalsar, överbelastning eller outnyttjad kapacitet. Dessutom påverkar resursplaneringen direkt företagets lönsamhet, eftersom varje timme måste fördelas effektivt mellan fakturerbar tid och internutveckling.

Med hjälp av Silverbucket kommer de nu förenkla sin resursplanering avsevärt. Silverbucket är det enklaste och smidigaste resursplaneringsverktyget på marknaden. Det hjälper företag att planera, följa upp och justera hur man använder sina resurser i realtid. Det säkerställer att rätt personer är tillgängliga vid rätt tidpunkt och att arbetsbelastningen är balanserad. Här kan du läsa mer om verktyget.

Vill ni få en demo? Klicka här för att boka!

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här!

Har du frågor är du varmt välkommen att kontakta Per Henriksson via 📧 per.henriksson@projectsoftware.se  eller 📞 073-807 83 52 .

Vill du kombinera teknik, ekonomi och kundkontakt? Bli vår nästa applikationskonsult!

Vi på Project Software letar efter dig som har erfarenhet av affärssystem och ett skarpt öga för projektuppföljning – och som vill jobba nära kunder för att skapa verkligt värde. I rollen som applikationskonsult får du både möjlighet att stötta våra svenska Silverbucket-kunder och vara med och forma vår fortsatta tillväxtresa.

Vad innebär rollen?

Hos oss blir du en nyckelperson i vårt team och får arbeta med Silverbucket – ett ledande verktyg för resursplanering, som vi är återförsäljare av i Sverige. Du kommer att ha en nära dialog med våra svenska kunder, våra kollegor i Finland och våra partners. Du kommer även vara den som ser till att verktyget implementeras på rätt sätt och att kundernas behov omvandlas till smarta lösningar.

Exempel på vad du kommer att göra:

• Stötta våra svenska kunder i det dagliga arbetet och ge snabb support.

• Implementera Silverbucket och säkerställa att det integreras väl med kundernas övriga system.

• Hålla i demo- och utbildningstillfällen för att kunderna ska få full nytta av verktyget.

• Vara med vid införsäljning, ge teknisk och ekonomisk rådgivning och identifiera nya möjligheter.

• Ha daglig kontakt med både våra kunder och våra kollegor i Finland.

• Sköta viss administration såsom fakturering.

Vem är du?

Vi tror att du har arbetat med projektuppföljning tidigare och har god förståelse för affärssystem eller SaaS-lösningar. Du är van att möta kunder, förstå deras behov och presentera lösningar som gör skillnad. Du är nyfiken, gillar att ta egna initiativ och trivs i en roll där teknik, ekonomi och kundrelationer möts.

Vi ser gärna att du har:

• Erfarenhet av affärssystem eller liknande digitala verktyg.

• Arbetat med både fakturering och projektuppföljning.

• En säljorienterad inställning och lätt för att bygga relationer.

• Goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift.

Vad får du hos oss?

Hos Project Software får du en varierad roll med mycket kundkontakt och möjlighet att växa, både tekniskt och affärsmässigt. Du blir en del av ett kunnigt och engagerat team, och får arbeta med ett marknadsledande verktyg i ett företag med framåtanda.

Placeringsort: Stockholm eller Göteborg.

Låter det intressant?

Här hittar du annonsen, skicka in din ansökan redan idag eftersom vi intervjuar löpande. Vid frågor är du varmt välkommen att kontakta Per Henriksson på per.henriksson@projectsoftware.se.

Är du nyfiken på Project Software som bolag kika gärna runt på vår hemsida.

Nu finns en ny funktion i Silverbucket för att enkelt hitta den perfekta kandidaten för ert resursbehov! I takt med att projektkomplexiteten ökar, blir det allt viktigare att effektivt kunna allokera rätt resurser vid rätt tidpunkt. Silverbucket har därför lanserat en revolutionerande ny funktion som eliminerar gissningsarbetet. Tack vare avancerade algoritmer identifierar funktionen automatiskt den bästa matchningen baserat på tillgänglighet, nödvändiga kompetenser och rollkrav. Inget mer oändligt scrollande genom profiler. Låt numera systemet göra det tunga jobbet och frigör därmed tid för andra viktiga uppgifter!

Systemet poängsätter varje kandidatmatch i nyckelkategorier med värden från 0 till 100 %, vilket gör det enkelt att jämföra alternativ med en överblick. För att ytterligare förenkla ditt beslutsfattande kodas matchningar visuellt:

• Mörkgrön: Bästa matchning
• Gul: Delvis matchning
• Ljusröd: Svag match

Du väljer den bästa matchen och då flyttas resursbehovet automatiskt till rätt resurs med ett ena klick!

Silverbucket

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Välkommen att läsa mer om Silverbucket här.

Om ni önskar få en demo och se hur Silverbucket kan underlätta i er organisation, boka enkelt en tid här!

Vill ni testa verktyget? I så fall kan du starta er kostnadsfria testperiod här!

Om du blivit nyfiken och har frågor är du varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞 073-807 83 52 

Project Software har fått en ny kund, Red Management, som nu ska börja resursplanera i Silverbucket. Red Management är fastighetskonsulter som arbetar med rådgivning och ledning av fastighetsutvecklingsprojekt. Vi tror att de kommer kunna effektivisera sitt arbete avsevärt nu när de med hjälp av Silverbucket får stenkoll på sin beläggning. Det ska bli spännande att följa deras framtida resa.

Silverbucket är det enklaste och smidigaste resursplaneringsverktyget på marknaden. Det hjälper företag att planera, följa upp och justera hur man använder sina resurser i realtid. Det säkerställer att rätt personer är tillgängliga vid rätt tidpunkt och att arbetsbelastningen är balanserad. Läs mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo av verktyget? Klicka här för att boka!

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här!

Har du frågor är du varmt välkommen att kontakta Per Henriksson via 📧 per.henriksson@projectsoftware.se  eller 📞 073-807 83 52 .

Nästan alla typer av organisationer behöver på ett eller annat sätt hantera och planera för sina resurser. Många har trott sig klara sig alldeles utmärkt med att resursplanera i Excel, vilket absolut kan fungera till viss del. Inget ont om Excel! Men när det kommer till just resursplanering finns det mycket som pekar på att ett professionellt verktyg är att föredra.

Här är 10 anledningar till att ett företag bör använda ett riktigt resursplaneringsverktyg i stället för Excel;

1. Automatisering av processer: Riktiga verktyg för resursplanering erbjuder automatisering av återkommande uppgifter som schemaläggning och uppföljning. Det minimerar manuellt arbete och reducerar även risken för mänskliga fel.

 

2. Integrering med andra system: Moderna resursplaneringsverktyg kan vi enkelt integrera med andra företagssystem som affärssystem, ekonomisystem, CRM och HR-system. Det ger en enhetlig överblick och smidigare arbetsflöden.

 

3. Skalbarhet: Excel kan bli otympligt och långsamt när datamängderna växer. Ett riktigt verktyg för resursplanering är designat för att ni effektivt ska kunna hantera stora mängder data och komplexa scenarier.

 

4. Säkerhet och dataskydd: Professionella verktyg erbjuder avancerade säkerhetsfunktioner som tillgångskontroller, datakryptering och säkerhetskopiering, vilket är svårt att uppnå med Excel.

 

5. Realtidsdata och rapportering: Med specialiserade verktyg kan företag dra nytta av realtidsdata och dynamiska rapporter som automatiskt uppdateras. Det ger  mycket bättre underlag för beslut.

 

6. Anpassningsbarhet och flexibilitet: Resursplaneringsverktyg är ofta mycket anpassningsbara och kan skräddarsys efter specifika företagsbehov och branschkrav, vilket är begränsat i Excel.

 

7. Förbättrad samarbetsfunktion: Dessa verktyg stöder ofta molnbaserade lösningar som möjliggör samarbete i realtid mellan team och avdelningar, något som kan upplevas krångligt och osäkert med Excel-filer.

 

8. Spårbarhet och revision: Professionella verktyg loggar aktiviteter och ändringar, vilket underlättar revisioner och spårbarhet. Detta är speciellt viktigt i reglerade branscher.

 

9. Bättre resursutnyttjande: Genom avancerade algoritmer och simuleringar kan verktyg för resursplanering optimera användningen av tillgängliga resurser, något som kan vara utmanande och tidskrävande i Excel.

 

10. Support och uppdateringar: När du använder professionella verktyg får du tillgång till teknisk support och regelbundna uppdateringar som förbättrar funktionaliteten och säkerheten, vilket inte fungerar på samma sätt i Excel.

Silverbucket

 
Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Välkommen att läsa mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo och se hur Silverbucket kan underlätta i er organisation? Klicka här för att boka!

Vill ni testa verktyget? I så fall kan du starta din kostnadsfria testperiod här!

Om du blivit nyfiken och har frågor är du varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞 073-807 83 52