Resursplaneringen är viktig även i mindre företag

Man brukar säga att resursplanering bara är ett problem i stora företag och att mindre företag inte behöver lägga sin tid på det. Det är inte sant. Människor och projekt i småföretag är också viktiga och förtjänar bästa möjliga vård.

Resursplanering är mer än att bara fördela människor till olika uppgifter. Mer än något annat handlar det om att se till att människor och projekt lyckas och om att förbereda sig för framtiden. Vi har listat sju viktiga anledningar till att resursplanering gynnar alla organisationer som arbetar med projekt.

1. Kompetenskrav måste täckas av färre personer i små team

I små organisationer kan det vara svårt att få ihop projektkrav och teammedlemmars önskemål. Att säkerställa att rätt kompetens finns tillgänglig vid rätt tidpunkt kan avgöra framgången för ett projekt, särskilt om bara en viss person har den erfarenhet som krävs. Detta är ofta fallet i småföretag. Att allokera människors kompetens till projekt på ett lämpligt sätt är avgörande, men ofta också svårt och görs därför kanske inte systematiskt.

2. Människors välbefinnande är alltid viktigt

Oavsett storleken på ett företag och omfattningen av dess projektverksamhet bör människors välbefinnande alltid prioriteras. Framgångsrik resursplanering kan också användas för att övervaka varje persons totala arbetsbelastning och inte bara utifrån projektaktiviteter.

Den kan användas för att svara på frågor om till exempel vem som har för mycket att göra, om vissa personer alltid tar hand om vissa uppgifter, om andra personer har haft för lite att göra under en längre tid eller om personer nomineras till projekt som uppfyller deras färdigheter eller inlärningskrav.

3. Faktureringsgradens betydelse

En projektorganisation som jobbar med fakturerbara uppdrag måste kunna övervaka sin faktureringsgrad. Det är också viktigt att kunna förutsäga faktureringsgraden för framtida jobb. I mindre organisationer kan även en liten förändring i en individs faktureringsgrad påverka företagets situation avsevärt.

Ett förutsägande schemaläggningssystem som tar hänsyn till faktureringspriser och olika framtida projektkrav kan ge en prognos för faktureringsgraden. Den kan användas för att styra försäljning, rekrytering och eventuellt nödvändiga kostnadsjusteringar.

4. En prognos för produktionsverksamheten bör kompletteras med en försäljningsprognos

Framgångsrik resursplanering tar också hänsyn till försäljningsprognoser, där personal för nya potentiella projekt allokeras enligt kraven och schemaläggs för framtiden.

Genom att förutsäga försäljningen på nivån av roller och viktade sannolikheter är det möjligt att förfina prognosen för faktureringsgraden och övervaka personalens kompetens i förhållande till framtida krav. Det är viktigt att kombinera projektförsäljning och allokering till ett centraliserat system.

5. Projektportföljens prioritering och utnyttjandegrad

Implementeringen av en projektportfölj är ofta en balansgång vad gäller kostnader, projektpersonal och tidsplaner. Genom att kombinera projektprioritering och resursplanering är det möjligt att optimera genomförandet och budgeten för affärskritiska projekt.

Projektaktiviteter handlar inte alltid om faktureringsgraden, resurshanteringen måste också kunna stödja beräkningar om den faktiska utnyttjandegraden, relaterad prognos och optimering av alla delar. Om ordningen på schemalagda projekt bestäms utifrån tillgänglig kompetens är det möjligt att uppnå betydande fördelar både vad gäller projektverksamhet och personal.

6. Det kan inte bli för mycket kommunikation

Kommunikation och transparens – som många företag nämner som en av deras värderingar – kan förbättras genom att koncentrera resurser och ge tillgång till tillräcklig information.

Det räcker inte att helt enkelt allokera resurser till ett planerat projekt; detta måste stödjas med registrering och prognostisering av semester, ledighet och eventuella interna uppgifter. Detta säkerställer också att allas totala arbetsbelastning kan övervakas och inte bara består av en viss delmängd av uppgifter som utförs av en individ.

Om information om allas scheman inklusive semester och ledighet samt total arbetsbelastning tydligt kommuniceras är det möjligt att förutsäga den faktiska kompetensförsörjningen för hela verksamheten. Det blir då enklare att hantera förväntningarna hos både människor och projekt.

7. Ingen smärta, ingen tillväxt

Att rekrytera nya personer är alltid en betydande risk, särskilt för mindre företag – men det är förstås också en möjlighet. Risker kan reduceras och projekt kan genomföras mer framgångsrikt med de schemalagda personalallokeringarna, om besluten stöds av aktuella prognosdata.

Resursplanering gör att olika analyser kan utföras, inklusive uppskattningar av tillräcklig tillgång på viss kompetens i framtiden. Baserat på en förutsägande behovsanalys kan rekryteringsverksamheten initieras proaktivt eller så är det möjligt att bedöma vilken roll underleverantörer kan spela inom en snar framtid. Det är viktigt att ständigt samla in och analysera information.

Sammanfattningsvis

Att hantera information kräver just det: information – även i små företag. Det är bra att ha de väsentliga processerna på plats i god tid innan avsaknaden av dessa processer orsakar betydande problem när verksamheten expanderar.

Ett genomtänkt och implementerat, framgångsrikt resursplaneringssystem kommer inte bara att stödja företag i tillväxtfasen, utan kommer också att påskynda processen att komma till denna fas. Resursverksamheten stöds av ett omfattande resursverktyg som också bidrar till att göra verksamheten mer effektiv än tidigare.

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, ett enkelt och smidigt SaaS-verktyg för resursplanering. Läs mer om Silverbucket här.

Vill ni få en demo av Silverbucket? Klicka här för att boka! 

Vill ni testa Silverbucket i er organisation? Starta din kostnadsfria testperiod här!

Är du nyfiken på hur Silverbucket skulle kunna hjälpa er med er resurs- och projekthantering? Varmt välkommen att kontakta:

Per Henriksson
📧 per.henriksson@projectsoftware.se 
📞  +46 73 807 83 52