Varför är möten gällande resursplanering så viktiga?

Under resursplaneringsmöten kan alla frågor som handlar om resurser och beläggning diskuteras och man kan fatta gemensamma beslut. Det är också bra tillfälle för att gå igenom hur veckan har varit och hur det ser ut framåt. Försäkra sig om att alla projekt beläggs under de kommande veckorna. Hur ofta man väljer att hålla dessa möten kan variera beroende på organisationens storlek och även på projektens karaktär. I mindre organisationer kan varje månad räcka, men i de flesta fall förändras situationen så ofta att det krävs flera möten. Organisationens storlek avgör också om det kanske räcker med ett möte i veckan för hela företaget eller om olika enheter ska hantera delar separat.

Under resursplaneringsmöten kan det vara bra att titta på hur den aktuella beläggningen ser ut. Det man bör se över är vilka resurskrav som finns i aktuella projekt, säkerställa att arbetsbelastningen är ok för varje team och medarbetare, identifiera potentiella konflikter och optimera resursanvändningen i hela organisationen. En konflikt kan vara en situation där en resurs behövs i flera projekt samtidigt eller om en nyckelresurs är frånvarande på grund av till exempel långtidssjukskrivning. Det kan även uppstå konflikter om kompetenskraven inte uppfylls eller om de nödvändiga rollerna inte finns tillgängliga. I slutändan handlar det om förhållandet mellan resurser och projekt.

Resursplaneringsmöten berör ofta nya projekt, scheman och krav på resurser och kompetens. Nya projekt leder ofta till konflikter och förändringar, vilket gör det nödvändigt att anpassa befintlig planering och eventuellt flytta resurser från ett projekt till ett annat.

Det är också viktigt att ha koll på de projekt som är på gång inom en snar framtid. Detta är särskilt viktigt ur prognossynpunkt för att identifiera potentiella möjligheter eller risker framåt. Samtidigt går det också att se om planeringen är tillräcklig för att klara av budgeten eller om det behövs nyrekryteringar för att komma till rätta med resursbrist.

Framför allt handlar resursplaneringsmöten om medarbetarnas välbefinnande och att optimera resursplaneringen. Har vi tillräckligt med resurser? Har vi rätt kompetens i våra projekt? Vad händer om vi inte kan bemanna stora projekt? Ska vi ta in underkonsulter i stället för att rekrytera ny personal? Det är bra att få svar på dessa frågor vid dessa regelbundna möten och lösa eventuella problem.

Resursplaneringsmöten omfattar allt av följande:

• Regelbundna möten är nödvändiga. Annars är det lätt att tappa kontrollen.
• Framför allt är mötena en möjlighet till kommunikation och utbyte av information. Berörda parter bör komma överens om de frågor som berör resursplaneringen så att alla vet vad status är.
• Möten bidrar till att skapa transparens i hela organisationen.
• De innebär att kunna blicka tillbaka, bedöma den nuvarande situationen och – viktigare – fokusera på framtiden.
• Den rådande situationen bör granskas utifrån resurser, rollkrav och kompetenser. Har vi nödvändigt antal personer i rätt roller? Finns rätt kompetens med tanke på våra projektkrav? Har alla en optimal arbetsbelastning?
• Undvika otrevliga överraskningar genom att prognostisera framtida scenarier och försäkra att alla berörda parter är involverade när beslut ska fattas.

Läs originalartikeln hos Silverbucket här.