Varför är det viktigt med en uppdaterad resursplanering?

Företagets resursplanering förändras och utvecklas av naturliga skäl hela tiden. Därför behöver det finnas grundregler för hur uppdatering av information ska skötas. Om inte alla gör på samma sätt kommer det bli svårt att hantera verksamheten och framför allt projektverksamheten kan bli rörig.

Grundregler

Först och främst är det viktigt att man alltid uppdaterar i systemen så snabbt som möjligt efter att nya förändringar har skett. Innan ändringarna sker måste naturligtvis alla inblandade vara överens och informerade för att undvika att någon får en otrevlig överraskning.

Ansvaret för att uppdatera förändringar kan ligga på olika personer, beroende på organisation. Hos vissa är det teamledaren som sköter det och hos andra är det projektledaren eller konsultchefen. Oftast är alla delaktiga i diskussionerna men det är alltid bra att bestämma vem som är ytterst ansvarig för att till sist uppdatera informationen.

Medarbetarens perspektiv

Det allra viktigaste är att alltid se till att medarbetarna känner till alla förändringar som kan påverka dem och deras arbete. För att enklare kunna hantera förändringar behöver de veta vilka projekt de ska jobba i och vilka som är på gång. Något man inte får glömma bort är att inget verktyg kan ersätta en personlig dialog. Så arbetsledarna måste också prata med berörda och inte bara informera genom verktyg.

Arbetsledare ansvarar för att se till så att medarbetarna inte är över- eller underplanerade. De måste även fylla eventuella luckor i projekt där man har krav på roller som ännu inte är tillsatta. Förändringar i resursplaneringen måste också övervakas i sin helhet för att kunna förutse de potentiella effekterna på faktureringsgraden och resursutnyttjandet.

Projektets perspektiv

Projektledare är vana vid förändringar och vissa situationer kan vara värre än andra, som till exempel när en projektmedarbetare plötsligt försvinner vid fel tillfälle eller att projekten flyttas eller förlängs. Det kan vara under en period med högre arbetsbelastning där man snabbt behöver fylla luckan som uppstått i ett annat projekt. En uppdaterad resursplanering i ett bra verktyg är då ett bra hjälpmedel. Chansen är större att projektet kan hålla sin tidsplan och kunden blir nöjd.

Tack vare ett bra verktyg för resursplanering så blir det enklare att hitta personer med rätt kompetens, hålla koll på kostnader och tidsplan, oavsett förändringar som sker under projektets gång. Naturligtvis gör inte enbart ett bra verktyg någon skillnad om inte informationen alltid hålls uppdaterad.

Uppdaterad resursplanering innebär följande:

Nyfiken på att testa Silverbucket? Starta din kostnadsfria period här.

Projekt Software är återförsäljare i Sverige av Silverbucket, läs mer om verktyget här.

Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projekthantering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se  eller på telefon +46 73 807 83 52.

Läs originalartikeln hos Silverbucket här.