Prognoser gällande resursplanering i projektverksamheter

Det är svårt att driva en lönsam projektverksamhet utan prognoser. Att analysera den nuvarande resursplaneringen spelar en viktig roll och där ingår att undersöka hur många resurser som är planerade för i kommande projekt, hur lönsamma projekten är och om det finns kompetensbrist. Genom att identifiera potentiella avvikelser är det möjligt att reagera i god tid, vilket gör det mer sannolikt att projekten lyckas.

Projektets lönsamhet

Hos många företag är de anställda den största kostnadsposten. Därför är det viktigt att se till att rätt resurser finns tillgängliga vid rätt tidpunkt för att hålla kostnaderna nere. Att allokera resurser till projekt leder i sig inte till högre intäkter. I värsta fall kanske de som arbetar i ett projekt inte har den kompetens som krävs eller omvänt, att resurser är överkvalificerade. Det kan påverka kostnaden i projektet.

Beläggning- och faktureringsgraden är bland de viktigaste parametrarna för resursplaneringen. Det är dock avgörande att förstå vilka typer av projektarbeten anställda är involverade i nu och i framtiden. Företag bör försöka fördela arbetstid till projekt som antingen är fakturerbara eller mest relevanta för företagets strategi. Om företaget märker att personalen lägger ner mycket tid på arbete som inte är debiterbart är det lämpligt att flytta fokus till projekt som är mer relevanta för företagets kärnverksamhet.

Regelbunden genomgång av kritiska finansiella indikatorer, såsom projektkostnader, intäkter och vinstmarginaler, säkerställer att projektbudgetar inte överskrids och gör prognoser enklare. En av de väsentliga aspekterna av att se över projektet är att jämföra utfallet mot prognosen. Om projekten regelbundet överskrider de allokerade timmarna blir prognostiseringen svårare. Att hålla koll på detta kan förbättra lönsamheten i projektet och anpassa framtida offerter närmare projektets kostnadsstruktur.

Ta itu med kompetenskrav

Försäljningspipen är något man bör ha koll på vid prognostisering för att säkerställa att framtida kompetenskrav är tydliga i förväg. Detta hjälper också till med planeringen av kapacitet, vilket gör det möjligt att undvika rekryteringar i sista minuten och överskridanden av planering. Ju tidigare kraven är kända, desto bättre kan framtida rekryteringar planeras.

I vissa situationer kan det finnas ledig kapacitet eftersom medarbetarnas kompetens inte matchar företagets behov. I sådana fall är det möjligt att svara mer effektivt när resursplaneringen är uppdaterad. Kompetenser kan utvecklas och utökas genom olika utbildningsformer. Försäljning kan också gynna projektenheter där organisationen har lediga resurser.

Hur man förbättrar prognoser

Tillförlitliga prognoser kräver korrekt och uppdaterad information. Ett mångsidigt och effektivt resursverktyg ger nödvändig information om exempelvis;

När all information som är relevant för verksamheten är konsoliderad kan beslut fattas utifrån fakta snarare än känsla.

Att prognostisera framtiden omfattar följande:

Läs originalartikeln hos Silverbucket här.

Om du nyfiken på Silverbucket, läs mer om verktyget här.

Vill ni veta mer om hur Silverbucket kan hjälpa just er med resurs- och projektplanering? Välkommen att kontakta Per Henriksson via e-post per.henriksson@projectsoftware.se   eller på telefon+46 73 807 83 52.